Goedkeuren van SAP Workflow taken via email
Introductie
Avelon Offline SAP Workflow Email Approval stelt gebruikers in staat om SAP Workflow taken via email goed te keuren. Het identificeert verantwoordelijke gebruikers op basis van de rolbepaling in de SAP Workflow definitie, stuurt hen workitems per e-mail, en maakt goedkeuring of afkeuring mogelijk via hyperlinks in de e-mail. Deze keuze wordt teruggestuurd naar SAP voor verwerking. Het systeem is compatibel met alle e-mailclients op diverse apparaten en integreert geavanceerde beveiligingsmaatregelen. Het vereist geen externe interfaces en is volledig geïntegreerd in SAP, wat bijdraagt aan een efficiënter goedkeuringsproces en hogere productiviteit.
Hoe werkt het
Op basis van de rolbepaling in de SAP Workflow wordt een verantwoordelijke gebruiker bepaald.
SAP maakt een workitem (workflow bericht) aan voor deze gebruiker en stuurt het naar de SAP-inbox
Van alle gebruikers wordt het e-mailadres bijgehouden in hun gebruikersprofiel in SAP.
Een periodieke batchjob selecteert alle work items waarvoor de offline e-mailgoedkeuring is geïmplementeerd en stuurt een e-mail naar het e-mailadres in het gebruikersprofiel.
Wanneer de ontvanger op de hyperlink voor Goedkeuren of Afkeuren klikt, wordt een antwoordmail gegenereerd. Deze e-mail bevat de goedkeurder, de beslissing (Goedkeuren of Afkeuren) en eventuele commentaren.
De e-mail met het antwoord wordt ontvangen in SAP en verwerkt in SAP Workflow.
Hoe ziet het eruit
Avelon Offline SAP Workflow Email Approval werkt met iedere e-mailclient op desktop, tablet en mobiele telefoon. De gebruiker krijgt per SAP Workflow taak een email waarin alle relevant document informatie overzichtelijk is gepresenteerd, samen met mogelijke beslisopties. Vaak zijn dit goed- en afkeuren.
Zodra een van de opties gekozen wordt, genereert de email client een antwoord email met de gekozen optie en een versleutelde identificatie. Dit antwoord wordt naar het SAP systeem gemaild waar het bijbehorende workflow work item verwerkt wordt op basis van de gekozen optie. Naast de gebruikelijke systeem beveiliging van SAPConnect, dat de verwerking van binnenkomende emails garandeert, zijn additionele veiligheidscontroles ingebouwd zoals het vergelijken van de verzender van de antwoordmail en naar wie de workflowtaak verzonden is.
Bovenstaand een voorbeeld van het goedkeuren van een factuur via Microsoft Outlook op een desktop, maar zoals gemeld is het ook mogelijk de verwerking af te handelen op smartphones en tablets.
Feature matrix
| Functie | Uitleg |
|---|---|
| Goedkeuring via e-mail | Maakt goedkeuring direct via e-mail mogelijk, compatibel met elke e-mailclient op desktops, tablets en mobiele apparaten. |
| Offline goedkeuring | Maakt het mogelijk workflowacties uit te voeren zonder dat u in SAP hoeft te zijn ingelogd of een internet verbinding heeft |
| Beveiliging | Implementeert extra beveiligingsfuncties bovenop de bestaande beveiligingsmaatregelen voor zakelijke e-mail. |
| Ondersteunt meerdere scenario's | Ondersteunt goedkeuringstaken voor verschillende systemen en documenten, waaronder: OpenText Vendor Invoice Management (VIM of SIM) factuurgoedkeuring en custom workflow-taken voor facturen, inkooporders, verkooporders, HR-documenten en meer. |
| Aanpasbare HTML-opmaak | Biedt de mogelijkheid om HTML te gebruiken in e-mails voor een betere visuele ervaring. |
| Aanpassingsopties | Aangepaste antwoordemails en controles op bedrijfsregels bij verzenden en ontvangst en gepersonaliseerde e-mailonderwerpen en inhoud met variabelen |
| Geautomatiseerd respons emails | Foutafhandeling via emails bij geconstateerde fouten in de afhandeling, zoals bepaalde omstandigheden, zoals ontbrekende verplichte opmerkingen of ongeautoriseerde goedkeuringsactie |
| Bewezen SAP technologie | Gebouwd op betrouwbare standaard SAP technologie waaronder SAPConnect, SAP Workflow en ABAP. |
| Ondersteuning voor workflowvervanging | Vergemakkelijkt het delegeren van goedkeuringstaken |
| Hybride oplossingen | Taken kunnen worden uitgevoerd via e-mail, SAP Fiori of rechtstreeks in SAP. |
| Configureerbare verwerking | Maakt scenario-specifieke verwerkingsaanpassingen mogelijk. |
| Op attributen gebaseerde filtering | Maakt filteren van taken op basis van scenario-attributen mogelijk. |
| Monitoring | Biedt overzicht verwerkingsprocessen via SAP applicatie log en workflow logging. |
Architectuur
Avelon Offline SAP Workflow Email Approval maakt gebruik van de volgende standaard SAP componenten:
SAP Workflow
ABAP
SAPConnect
Het is een oplossing volledig geïntegreerd in SAP, zonder interfaces met externe systemen.
Avelon Offline SAP Workflow Email Approval is ontworpen om het goedkeuringsproces te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen naadloos blijven verlopen, zelfs wanneer goedkeurders niet achter hun bureau zitten.
Meer informatie
Voor aanvullende vragen of details over dit onderwerp, of als u informatie nodig heeft over SAP Workflow, SAP Invoice Management, Fiori, of SAP Master Data Governance, aarzel niet om contact op te nemen met Sander van der Wijngaart.
GERELATERDE POSTS
