OpenText VIM: meer dan alleen factuurverwerking
OpenText's Vendor Invoice Management (VIM), ook wel aangeduid als SAP Invoice Management (SIM), stroomlijnt al vele jaren bij vele organisaties de verwerking van binnenkomende facturen. Met recente updates in licentievoorwaarden en de software kunnen bedrijven VIM nu gebruiken om volledig geautomatiseerde digitale processen te creëren die verder gaan dan de traditionele financiële functie. In feite heeft OpenText VIM getransformeerd naar een krachtig document automatiseringsplatform dat zij VIM Beyond Finance noemen. Het is nu een flexibele oplossing die in staat is om naast facturen ook orderbevestigingen, leveringsbonnen, verkooporders, remittance advices, HR documenten, en meer te verwerken in SAP.
Voorheen was het verwerken van andere dan facturen gebundeld in een apart gelicenceerde oplossing genaamd OpenText Business Center.
VIM Beyond Finance
Vanaf VIM 7.6 (ECC) of VIM 20.4 (S/4HANA) omvat OpenText's Vendor Invoice Management (VIM) alle componenten van OpenText Business Center. Deze samenvoeging van applicaties stelt organisaties in staat om volledig geautomatiseerde, digitale processen in te zetten die verder gaan dan de traditionele financiële focus van VIM.
Het komt erop neer dat bestaande VIM-klanten de scope van de bestaande oplossing kunnen uitbreiden om verder te bouwen op hun reeds in gebruik zijnde platform, en dat nieuwe klanten die VIM voor het eerst implementeren, het kunnen gebruiken voor een veel groter scala aan documentsoorten.
In beide gevallen wordt het VIM platform gebruikt voor het automatiseren van de verwerking van inkomende documenten via papier, fax, e-mail, EDI, of meer geavanceerde portals of bedrijfsnetwerken zoals SAP Ariba of Coupa. Hierdoor kan een bedrijf elk bronkanaal flexibel inzetten, zonder extra oplossingen te hoeven implementeren.
Eigenschappen VIM beyond Finance
OpenText Vendor Invoice Management voor SAP Solutions (VIM) is een ABAP Add-on voor SAP ECC en SAP S/4HANA. VIM automatiseert de verwerking van inkomende documenten in SAP. Document-centrische bedrijfsprocessen zoals de verwerking van inkomende facturen of inkomende verkooporders zijn typische use cases voor VIM.
Na het vastleggen worden documentgegevens verrijkt en gevalideerd aan de hand van vooraf gedefinieerde bedrijfsregels. Als geen van de bedrijfsregels faalt, wordt het document in SAP geboekt zonder menselijke tussenkomst.
Hoewel een direct, no-touch proces het uiteindelijke doel is, ondersteunt VIM ook de snelle en efficiënte afhandeling en oplossing van uitzonderingen. Uitzonderingen worden via workflow gerouteerd naar de relevante gebruiker of gebruikersgroep op basis van de rol die aan de uitzondering is toegewezen.
Ook biedt VIM een uitgebreide reeks operationele en analytische rapportages. Daarnaast biedt VIM de tools om veel voorkomende uitzonderingen te identificeren die moeten worden aangepakt om een nog hoger niveau van automatisering te bereiken.
VIM omvat de volgende oplossingen:
Factuurverwerking
Procure to Pay-oplossingen
Orderbevestigingen
Leverbonnen
Offertes
Order to Cash-oplossingen
Verkooporders
Betalingsadviezen
Elke oplossing bestaat uit een best practice implementatie voor een specifiek document scenario. Het omvat voorgeconfigureerde mapping, verrijkingsregels, bedrijfsregels, verwerkingslogica, gebruikersrollen en gebruikersacties. De verrijkingsfuncties bevatten eenvoudig te configureren machine learning dat invoer automatiseert op basis van eerdere gebruikersinvoer.
Aangezien VIM zich in SAP bevindt, hebben verrijkingen en bedrijfsregels direct toegang tot SAP master- en transactionele data, waardoor de noodzaak van complexe interfaces en de replicatie en duplicatie van gegevens niet meer nodig zijn.
Elke oplossing biedt een zogenaamde Workplace die door gebruikers wordt gebruikt voor het beheren en bewaken van uitstaande en voltooide workitems. Elke oplossing bevat een vooraf geconfigureerde set analytische rapportages die zijn afgestemd op het specifieke documentscenario. De oplossingen kunnen worden uitgebreid om bedrijfsspecifieke bedrijfsbehoeften te ondersteunen.
VIM Solutions maken gebruik van functies die worden geboden door het krachtige platform. Het platform bestaat uit de volgende componenten:
Inbound
Process
Workplace
Analytics
VIM ondersteunt ook de ontwikkeling van bedrijfsspecifiek scenario’s wanneer er geen standaard geconfigureerde oplossing beschikbaar is.
VIM biedt een eenvoudige gebruikersinterface voor eindgebruikers, managers en beheerders. Gebruikers kunnen kiezen tussen de klassieke SAP GUI of de moderne SAP Fiori interface. SAP Fiori biedt een responsieve webgebaseerde gebruikersinterface die desktop- en mobiele apparaten ondersteunt.
VIM ondersteunt verschillende invoerkanalen, waaronder scans, faxen, e-mails en web services. Het ondersteunt ook verschillende invoerformaten, waaronder papier, PDF, TIFF, IDoc en XML.
VIM vereist een SAP ArchiveLink-gecertificeerde contentopslagplaats voor de opslag van inkomende documenten. Hiervoor kan men de licentievrije SAP Content Server voor gebruiken. OpenText beveelt OpenText Archiving and Document Access for SAP Solutions aan.
VIM integreert naadloos via zijn Inbound component met OpenText Intelligent Capture voor SAP Solutions en OpenText Core Capture voor SAP Solutions, die geavanceerde machine learning algoritmes gebruikt om metadata te extraheren uit documenten zoals PDF en TIFF.
Architectuur overzicht
De volgende figuur geeft een overzicht van de architectuur van het platform. Het laat zien hoe de hoofdcomponenten van VIM zijn geïntegreerd in SAP en welke aanvullende OpenText componenten zoals Document Pipeline, Document Storage en Information Extraction Service de oplossing completeren.
Samenvattend
1. Vanaf VIM 7.6 (ECC) of VIM 20.4 (S/4HANA) omvat OpenText's Vendor Invoice Management (VIM) alle componenten van OpenText Business Center. Deze uitgebreide scope wordt ook wel aangeduid als VIM beyond Finance.
2. VIM licenties gelden niet alleen meer voor de verwerking van facturen, maar ook voor de verwerking van orderbevestigingen, leverbonnen, offertes, verkooporders, betalingsadviezen en overige in te richten documentsoorten.
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance kunt u contact opnemen met Martijn Wever. Meer informatie over Vendor Invoice Management en VIM Beyond Finance zie hier.
Gerelaterde posts
