Upgrade VIM bij Hogeschool en Universiteit van Amsterdam
Hylke Visser - Senior SAP Invoice Management Consultant
De Universiteit van Amsterdam (UvA) en Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn onlangs overgestapt van SAP ERP naar SAP S/4HANA. In deze blog wordt toegelicht wat de impact is van zo’n transitie op SAP Vendor Invoice Mangement (VIM).
VIM versies
Bij een conversie naar S/4HANA moeten de VIM componenten meegenomen worden. De ERP-versie van VIM, 7.5 of 7.6, moet geüpgraded worden naar de S/4HANA-versie van VIM, 20.4. Wanneer VIM via SAP is aangeschaft kan dit via de Maintenance Planner.
Er zijn geen grote verschillen tussen de VIM versies van ERP en S/4HANA. Voor de eindgebruikers blijven de schermen in de SAP GUI en de Fiori apps hetzelfde. Wel worden enkele functionaliteiten in de ERP-versie niet langer ondersteund in de S/4HANA-versie. Wanneer hier nog gebruik van wordt gemaakt vergt dit extra aandacht. Dit was ook bij de UvA/HvA het geval.
Aandachtspunten
Het eerste aandachtspunt betreft de verwerking van binnenkomende facturen. Waar in oudere versies van VIM nog gebruikt werd gemaakt van VIM Incoming Document Handler (IDH), wordt in nieuwere versies VIM Foundation Inbound gebruikt. Klanten die nog gebruik maken van IDH, zoals de UvA/HvA, moeten dit omzetten naar Foundation Inbound. Concreet betekent dit dat de monitoring in een andere transactie plaatsvindt en dat er wat andere batchjobs ingepland moeten worden.
Een ander belangrijk aandachtspunt is de goedkeuring van geregistreerde facturen. In de VIM S/4HANA versie 20.4 is dit namelijk niet meer mogelijk. Hiervoor zijn twee alternatieven; Document Processing (DP) goedkeuring en geboekte goedkeuring. Bij DP-goedkeuring wordt het VIM DP-document ter goedkeuring opgestuurd, bij geboekte goedkeuring wordt de factuur eerst geboekt met een betalingsblokkade die na goedkeuring wordt opgeheven.
Bij de UvA/HvA is gekozen voor DP-goedkeuring, omdat dit het dichtst bij de huidige oplossing staat en het meest flexibel is. Het nadeel van goedkeuring na boeking is bijvoorbeeld dat de factuur na afkeuring niet meer kan worden aangepast.
Voor het omzetten van geregistreerde goedkeuring naar DP-goedkeuring zijn enkele configuratieaanpassingen nodig. Goedkeurders zullen hier niets van merken, en voor de Crediteuren Administratie wordt het eenvoudiger om bijvoorbeeld een afgekeurde factuur af te handelen (er is geen geregistreerde factuur meer).
Het omzetten kan tijdens de conversie van ERP naar S/4 plaatsvinden, maar dat betekent wel dat alle lopende goedkeuringen afgerond moeten zijn, aangezien geregistreerde goedkeuring niet ondersteund wordt in 20.4. Bij de UvA/HvA is besloten om de omzetting al vóór de S/4- conversie in ERP uit te voeren, zodat alle lopende geregistreerde goedkeuringen zijn afgerond tegen de tijd van de conversie.
Conclusie
Een transitie van VIM naar de S/4HANA versie verloopt soepel. Eindgebruikers zullen weinig tot geen verschillen ervaren. Wat betreft de implementatie is de impact goed beheersbaar, vooral wanneer er op ERP al gebruik wordt gemaakt van DP- of geboekte goedkeuring. Uiteraard zijn er enkele nabewerkingen zoals bij elke upgrade, en moet er wat tijd worden gereserveerd voor het corrigeren van eventueel maatwerk en testwerkzaamheden.
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance kunt u contact opnemen met Martijn Wever. Meer informatie over Vendor Invoice Management en VIM Beyond Finance zie hier.
Gerelateerde posts
