De complexiteit is verdwenen en het inzicht verbeterd
De circa 1200 medewerkers van de provincie Noord-Brabant zetten zich dagelijks in voor een mooie, toekomstbestendige en duurzame regio. “Voor het uitvoeren van de kerntaken moet het merendeel wel eens een bestelling of factuur afhandelen”, zegt Dirk Booltink, bij de provincie Coördinator Administraties. Avelon Procure to Pay heeft die processen aanzienlijk efficiënter en eenvoudiger gemaakt.
“In het bestel- en factuurafhandelingsproces liepen we voorheen tegen zaken aan die niet zo gebruiksvriendelijk waren”, schetst Booltink. “Bijvoorbeeld het boeken van een factuur of het afhandelen van een bestelling moest rechtstreeks in ons SAP ECC-systeem. Dat is best wel lastig als je niet dagelijks in SAP werkt, en misschien zelfs je wachtwoord om in te loggen alweer vergeten bent.”
“We werkten bovendien met ATB’s (aanvragen tot bestelling) die we verzamelden en overhevelden naar bestellingen”, vervolgt Booltink. Deze werkwijze leidde volgens de coördinator tot onduidelijkheden en inefficiënties. “Je hebt te maken met verschillende soorten documenten. Sommige gegevens legden we vast in een ATB, en andere weer in de bestelling. Maar wat is dan de waarheid? Voor de gebruikers was het goedkeuringsproces van een bestelling bovendien moeilijk te volgen.”
“De gebruiksvriendelijkheid van SAP is enorm vooruitgegaan”
Avelon P2P-Suite
De wens om de complexiteit voor de gebruikers te reduceren en het inzicht en de efficiency te verbeteren, vormde de aanleiding voor de implementatie van SAP S/4HANA en daarbinnen de Procure to Pay-suite van Avelon. Dit is een moderne, op de gebruiker gerichte oplossing voor een eenvoudig, gestroomlijnd, compliant en audit proof bestel- en factuurafhandelingsproces in SAP.
“Vanuit het S/4HANA-implementatieproject binnen de provincie was er al contact met Avelon”, vertelt Cees Vermond, bij de provincie Noord-Brabant teamleider van het SAP-serviceteam. “Na enkele demo’s van de P2P-suite en een referentiebezoek aan de provincie Overijssel waren we al snel enthousiast over deze oplossing. Avelon levert bovendien rapporten die je zo out of the box kunt gebruiken. In de oude situatie hadden we heel veel maatwerk met heel weinig standaardrapporten en -overzichten.”
“Met Avelon procure to pay beschikken we over een toekomstbestendige oplossing”
Door afhankelijkheden binnen het grote S/4HANA-project duurde de implementatie van de P2P-suite volgens Booltink en
Vermond ‘behoorlijk lang’. “Dat lag zeer zeker niet aan de oplossing, of aan Avelon”, benadrukt de teamleider van het SAPserviceteam. “De samenwerking hebben we altijd als zeer prettig ervaren. En ook nu nog denkt Avelon altijd kritisch met ons mee en worden supporttickets snel opgepakt.”
Fiori apps
Het resultaat van de P2P-implementatie mag er volgens Booltink dan ook zijn. “De complexiteit voor de gebruiker is volledig verdwenen.” Waar ze voorheen moesten inloggen in SAP GUI, beschikken ze nu over een webpagina met ‘tegeltjes’ (Fiori-apps) voor bijvoorbeeld het aanvragen van een bestelling, het goedkeuren van een bestelling of het goedkeuren van facturen. Vermond: “En als de persoon die een bestelling heeft aangevraagd de bestelling ook moet goedkeuren, wordt de transactie vanuit rechtmatigheid automatisch geblokkeerd.”
De ATB’s zijn bovendien komen te vervallen. Booltink: “Er wordt nu direct een voorlopige bestelling aangemaakt wat de doorlooptijd verkort. Na goedkeuring wordt de voorlopige bestelling omgezet in een definitieve bestelling, maar het blijft hetzelfde document. Het is altijd duidelijk waar welke informatie is te vinden, en wat de status is van een bestelling of een factuur. Er ontstaat daardoor meer inzicht in en controle over de processen.”
Chatbot
“Met Avelon Purchase to Pay beschikken we over een toekomstbestendige oplossing”, concludeert Booltink. “Een oplossing bovendien waarmee altijd weer de verbeteringen zijn door te voeren die op dat moment nodig zijn. Dat kan door nieuwe Fiori-apps te introduceren, maar bijvoorbeeld ook met een chatbot. Daarvoor voeren we nu binnen een kleine kring een proof of concept uit samen met Avelon.”
“Een chatbot kan eenvoudige vragen zoals ‘wat is de status van een factuur of bestelling?’ beantwoorden die anders per telefoon worden gesteld”, vult Vermond aan. “Het is weer een manier om het eenvoudiger te maken voor de medewerkers die slechts incidenteel met SAP werken. Ze kunnen 24/7 een beroep doen op de chatbot. Hierdoor kan de administratie zich meer richten op de complexere taken. We zien als provincie dan ook brede toepassingsmogelijkheden voor chatbots.”
Meer informatie
Voor vragen of informatie over de toepassingsmogelijkheden van de SAP Procure to Pay oplossingen en chatbots binnen uw organisatie of voor vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori, SAP Invoice Management (SIM) of SAP Master Data Governance (MDG) kunt u contact opnemen met Victor van den Hazelkamp.
Gerelateerde posts
