Inleiding

Een belangrijk component van SAP Invoice Management (SIM) is de herkenning en extractie van relevante velden van een factuur via OCR. In het verlengde van deze functionaliteit heeft OpenText, de ontwikkelaar van SIM, Business Center for SAP solutions gelanceerd. Met OpentText Business Center kunnen binnenkomende bedrijfsdocumenten automatisch gecategoriseerd, herkend en in SAP verwerkt worden. Denk hierbij onder andere aan binnenkomende vrachtbrieven en verkooporders. Na het herkennen van de relevante velden kan het document automatisch in SAP worden verwerkt.

Wat is OpenText Business Center?

De verwerking van veel binnenkomende documenten in een organisatie doorlopen een gelijksoortig proces. De documenten komen in verschillende formaten en via verschillende kanalen binnen. Uiteindelijk doel is om deze documenten om te vormen, te valideren, eventueel te verrijken en uiteindelijk in SAP te verwerken.

OpenText Business Center voor SAP-oplossingen is een nieuw platform voor het digitaliseren van binnenkomende documenten. De oplossing omvat de ontvangst, het goedkeuren en de verwerking van documenten. Het proces wordt geheel ondersteund binnen SAP en maakt gebruik van veel standaard SAP componenten zoals o.a. SAP Workflow en SAP ArchiveLink. Het Business Center platform biedt een compleet, real-time overzicht van de end-to-end processen.

OpenText Business Center is volledig geïntegreerd in SAP en is ontworpen om gegevens rechtstreeks uit binnenkomende documenten te extraheren, de herkende data te valideren en de relevante SAP transacties te populeren zodat een volledig digitaal proces ontstaat. Het is een gecertificeerde SAP add-on.

OpenText Business Center biedt:

  • Het digitaliseren van binnenkomende documenten vanaf o.a. papier, e-mail, PDF of fax;
  • Vereenvoudig gegevensinvoer, validatie en verwerking;
  • Het bladeren door zakelijke objecten in SAP inclusief alle relevante documenten en de verwerkingshistorie;
  • Versnelde workflow implementatie in SAP;
  • Koppeling met business partners via een flexibel en hybride elektronisch ingangskanaal;
  • Toegang en goedkeuren van workflow taken via mobiele apps. 

Overzicht van de functionaliteit:

  • Capturing module: adaptieve, zelflerende functionaliteit zorgt voor eenvoudige "on the job" training op de herkenning.
  • Verwerkingsmodule: Iedere ABAP consultant kan de document verwerking eenvoudig aanpassen of opnieuw configureren. 
  • Goedkeuring: De Fiori app maakt het mogelijk dat non-SAP-gebruikers workflow goedkeuringen kunnen uitvoeren via een vereenvoudigde gebruikersinterface, via ieder mobiel device of via een web browser.
  • één platform: het vastleggen, de workflow, de data validatie en de creatie van nieuwe SAP Business Objecten allemaal in één omgeving. 

Meerdere scenario’s – één platform

OpenText Business Center for SAP® Solutions is één enkel platform voor meerdere processen en verwerkingsworkflows. Onderzoek wijst uit dat ongeveer 1/3e van alle SAP data haar oorsprong vind in documenten die van externe partners zijn ontvangen. Denk hierbij aan klanten, leveranciers en bestaande of toekomstige medewerkers.

Deze data wordt in diverse formaten en via verschillende communicatiekanalen ontvangen en vaak op een overeenkomstige manier verwerkt in SAP.

Business Center is volledig geïntegreerd en gebouwd in SAP ECC. Binnenkomende documenten kunnen worden verwerkt op basis van verwerkingsmodules. Gebruikmakend van deze modules kan ieder document verwerkt worden. Dit kan via een geheel klant specifieke verwerking tot template based verwerking via de Solutions Accelerators.

Binnenkomende facturen passen in principe goed in het verwerkingspatroon van Business Center. Voor de verwerking van dit soort documenten is echter een andere oplossing gerealiseerd: OpenText Vendor Management, ook welk VIM of SIM genoemd. Business Center vervangt VIM niet, het integreert wel. Zo maken beide oplossingen gebruiik van gedeelde componenten (bijvoorbeeld ICC). 

Template scenario’s

Het OpenText Business Center Platform bevat voor een aantal documentsoorten templates scenario’s, zogenaamde “Solution Accelerator“. Voor de volgende documentsoorten zijn reeds ingerichte, geheel geconfigureerde scenario’s beschikbaar:

  • Verwerking van verkooporders;
  • Volgen van bestellingen / aanvraag tot bestellingen;
  • Verwerking van vrachtbrieven/pakbonnen.

Voorbeeld verwerking van verkooporders

Binnenkomende verkooporders zijn feitelijk de uitgaande bestellingen van een klant. De organisatie verwerkt deze uitgaande bestellingen als verkooporder.

Om de functionaliteit te illustreren wordt hieronder de processtappen in de verwerking van binnenkomende sales orders getoond.

Alle binnenkomende documenten die verwerkt worden via Business Center komen binnen in de Capture Center Administration. Hierin worden alle verschillende documenten gesorteerd naar documentsoort.

Indien een document is herkend als verkooporder zal de voor dit document geconfigureerde specifieke verwerking gestart worden. Zoals gemeld is er voor verkooporders een template inrichting aanwezig, de Sales Orders Solution Accelerator.

Business Center herkent en interpreteert bij verkooporders automatisch de volgende velden uit het binnenkomende document:

  

  • Kopgegevens:
    • Besteldatum
    • Bestelnummer
    • Klant (Debiteur) ID + naam & adresgegevens
    • Leveradres
    • Contact persoon
    • Gewenste leverdatum
    •  
  • Regelgegevens:
    • Positie nummer
    • Hoeveelheid
    • Eenheid
    • Materiaalnummer
    • Regeltekst
    • Regel eenheidsprijs
    • Regel bedrag
    • Regel valuta
    • Complete regel item tekst (niet zichtbaar in de Validation Client, deze data wordt doorgegeven voor eventuele latere verbeterslagen in de verwerking in OpenText Business Center).

In het OpenText Capture Center kunnen de via OCR automatisch herkende data gevalideerd worden. 

De geconfigureerde velden worden getransformeerd naar het interne SAP formaat en doorgegeven aan Business Center. Via de Sales Order Workspace kunnen de verkooporders verder verwerkt worden. 

Door het uitvoeren van één van de workflow taken komt men terecht in de Processing View.

In de Processing View kan men het document, de line item data, de document historie en eventuele opmerkingen bekijken. Zowel de herkende kop- als regelgegevens zijn beschikbaar en eventueel wijzigbaar. Ook kan men ontbrekende gegevens aanvullen.

Afhankelijk van de rol van de verwerker kunnen vervolgens vervolgacties worden uitgevoerd. Afhankelijk van de configuratie kan voordat de data resulteert in een verkooporder in SAP goedkeuring gevraagd worden. Goedkeuring geschiedt via het SAP Fiori platform. De Fiori Launchpad bevat alle aan de gebruiker toegewezen apps. 

Door de Check Incoming Orders app te starten komt men terecht in het goedkeuringsscherm. In dit scherm is alle relevante data aanwezig om tot een gefundeerde beslissing te kunnen nemen. Van kop- en regeldata, het oorspronkelijke document, eerdere notities en de document historie. 

De SAP Fiori app is volledig responsive, wat wil zeggen dat het ontwerp zich aanpast aan het beschikbare scherm zodat de taken afgehandeld kunnen worden via een webbrowser op een desktop, een tablet of een mobiele telefoon.

Na goedkeuring zal de verkooporder volledig automatisch in SAP geboekt worden via transactie VA01.

Voordelen van OpenText Business Center

Tot slot nog kort de voordelen van deze oplossing opgesomd.

  • Verwerken van document via het no-touch principe
    • No-touch als ultieme doel
    • Afhandeling van uitzonderingen via zowel SAP als non-SAP schermen
    • Focus op uitzonderingsafhandeling in plaats van de handmatige verwerking van ieder binnenkomend document
  • Volg verkooporders van ontvangst tot boeking in SAP.
    • Volg verkooporders vanaf het moment dat ze ontvangen zijn (op papier, via email, fax ets), zelfs voordat ze zijn opgeslagen of geboekt zijn in SAP transactie VA01
  • Reduceer achterstanden in de verwerking van verkooporders
    • Geautomatiseerde verwerking
    • Geautomatiseerde validatie via Business Rules
    • Sneller beslissingen door gebruikersvriendelijke en responsive en mobiele goedkeuringsschermen
  •  Haal uw Service Level Agreements
    • Interne of externe SLA’s worden gemakkelijker gehaald
  • Betere Customer Service
    • Transparantie gedurende het gehele proces
    • Snellere beslissingen
  • Inzicht in het gehele proces
    • Consistente order verwerking afhankelijk van kanaal
    • Consistente business rules waarop de order gevalideerd kann worden
  • Proces automatisering via bewezen platform
    • Gebaseerd op bewezen platform en infrastructuur
    • Klant specifieke wijzigingen mogelijk via user exits
    • Volledig geïntegreerd in SAP – geen extra integratie kosten

Meer informatie

Heeft u naar aanleiding van deze blog vragen of wilt u graag meer informatie ontvangen neemt u dan contact met ons op via onze contactpagina.