Business Workflow innovaties in SAP S/4 HANA

Op dit moment vindt er wereldwijd een technologie gebaseerde bedrijfsrevolutie plaats dat zo op het eerste gezicht geen grenzen kent. Met zeer grote snelheden en in zeer grote hoeveelheden worden mensen en bedrijven aan elkaar verbonden op nieuwe, innovatieve en baanbrekende manieren. Deze revolutie wordt ook wel Digitale Transformatie (DT) genoemd. Als we dit gegeven vanuit de SAP-gebruiker bekijken, kunnen we dit vertalen in het volgende:

Deze digitale transformatie stelt andere eisen aan onze IT-infrastructuur en daarmee aan het SAP landschap. De komst van SAP S/4 HANA maakt hierbij veel innovaties mogelijk. Belangrijke randvoorwaarden tot succes die daarbij een rol spelen zijn flexibiliteit en eenvoud. SAP S/4 HANA is dan ook de volgende generatie business suite voor deze digitale wereld.

SAP Business Workflow is al vele jaren de standaard tool voor het automatiseren van procedures en het optimaliseren van bedrijfsprocessen binnen de SAP Business Suite. Dit geldt ook voor S/4HANA. Het team dat verantwoordelijk is voor de workflow omgeving heeft diverse veranderingen doorgevoerd in de workflow runtime- en ontwikkelomgeving om zo nog beter in te spelen op nieuwe behoeften. Zo zijn er innovaties doorgevoerd op het gebied van ontwerp van processen, uitvoering van taken en de ondersteunde workflow engine. Alles draait daarbij om eenvoud en flexibiliteit.

Fiori My Inbox

De centrale plaats van het mobiele SAP Fiori platform waar gebruikers onder andere workflow gerelateerde taken kunnen uitvoeren is de Fiori Launchpad. De eerste Fiori apps die SAP beschikbaar stelde waren taak gebaseerd. Dit betekende dat een gebruiker kon kiezen uit diverse apps om verschillende goedkeuringen te geven. Voor een volledig beeld van het uitstaande werk is deze benaderingswijze niet optimaal. Diverse apps moesten gecontroleerd worden om al het werk uit te voeren.

SAP heeft daarom de Fiori My Inbox app geïntroduceerd. Dit is een centrale, uniforme inbox waar taken van diverse systemen (SAP en non-SAP) en diverse processen samenkomen en waarbij standaard SAP Workflow taken, maar ook klant specifieke taken overzichtelijk worden aangeboden.

Belangrijke kenmerken van deze vernieuwde Fiori app:

keuze tussen standaard weergave of expert list weergave;
full-text zoeken, groeperen, sorteren en filteren;
eenvoudig substituties onderhouden, gepland en ongepland eventueel over meerdere systemen;
massa goedkeuring;
ondersteunt Business Workflow en BPM;
API voor connectie non-SAP systeem;
volledig responsive voor alle apparaten;
werkt on Premise en in de Cloud;
mogelijkheden om bedrijf/proces data aan taken toe te voegen;
dynamische kolommen.

Workflow Push Notifications

Een nieuwe manier om gebruikers te notificeren over nieuwe taken zijn de workflow Push Notifications. Deze worden gestuurd vanuit de Fiori 2.0 notification center. Zonder dat de gebruiker naar de My Inbox app gaat, ziet hij snel nieuwe taken verschijnen. Deze taken kunnen daarbij ook direct worden afgehandeld zonder ze te hoeven openen. Het is een krachtige oplossing die per workflow geconfigureerd kan worden. U heeft dus de keuze om ze voor alle workflow processen aan te zetten of alleen voor de tijd-kritische.

Belangrijke kenmerken:

direct actie nemen vanuit de notificatie of open de notificatie / taak om meer detail informatie te zien
slechts 1 muisklik nodig om de taak te openen in de My Inbox app
configureerbaar per workflow proces
configureerbare teksten en knoppen
transactie: SWF_PUSH_NOTIF1

Manage Workflows

Het ontwerpen van workflow processen met behulp van SAP Business Workflow was door de complexiteit van de tooling tot op heden meestal voorbehouden aan ervaren ontwikkelaars. Een veel gehoorde wens van bedrijven en organisaties was om het ontwerp van eenvoudige procedures meer bij de gebruikers neer te leggen. De Fiori applicatie ‘Manage Workflows’ gaat dit ondersteunen.

Zonder enige kennis van een programmeertaal kan iemand snel een procedure met diverse activiteiten opzetten in een gebruiksvriendelijke Fiori omgeving. Deze omgeving zorgt er tevens voor dat de kans op ontwerpfouten wordt verminderd doordat een beperkte set van opties wordt aangeboden. Deze opties zijn echter wel zover toereikend dat een volledige procedure eenvoudig, snel en flexibel kan worden opgezet.

Belangrijke kenmerken:

overzicht waarin beschikbare en actieve procedures zijn op te vragen ;
mogelijkheid om procedures te activeren en deactiveren;
opzetten en wijzigen van start condities;
toevoegen, wijzigen of verwijderen van processtappen;
opzetten van taak toewijzing;
afvangen van uitzonderingen.

Workflow Engine

De workflow engine, die ervoor zorgt dat workflow procedures starten en worden afgehandeld, wordt ook op diverse punten onder handen genomen. De meeste verbeteringen zijn gepland maar op het moment van schrijven nog niet (volledig) beschikbaar.

Bedrijfsprocessen zijn nooit statisch, een organisatie is nooit statisch. We zien dan ook vaak dat procedures in de loop der tijd veranderen en zelfs moeten wijzigen voor reeds lopende procedures. Het wordt onder andere mogelijk om deze lopende workflow procedures te wijzigen door het toevoegen en verwijderen van stappen, het afdwingen van commentaar of wijzigen van de agent-toewijzing. Het is dan niet meer nodig om de lopende procedure te stoppen en het vernieuwde proces van voren af aan weer te doorlopen. Daarnaast hoeft hierdoor niet elke uitzondering in het model gemodelleerd te worden. Doordat een lopende procedure op elk moment kan worden aangepast vereenvoudigd dit de onderhoudbaarheid van het onderliggende workflow model. Dit hoeft niet alle uitzonderingen en scenario’s meer te bevatten: een forse reductie van complexiteit. Bij het archiveren wordt niet alleen de verzamelde procesdata, maar ook de specifieke procesdefinitie opgeslagen zodat achteraf alles eenvoudig kan worden geanalyseerd.

Een andere toevoeging is het configureren van verplichte stappen via workflow regels. Zo kan men afdwingen dat bepaalde stappen in een procedure altijd moeten zijn uitgevoerd. Dit kan dynamisch en eenvoudig worden gewijzigd zonder dat dit impact heeft op het gemodelleerde proces.

Workflow analytics

Ook op het terrein van analyse worden de nodige stappen gemaakt. Volledig in lijn met het Fiori concept zullen er tools beschikbaar komen om workflow procedures te monitoren. Gebruikers kunnen hierdoor snel probleemsituaties traceren en hier relevante actie op ondernemen.

Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.