Workflow oplossing voor een gestroomlijnd inkoopcontract beheerproces
De Contract Workflow van Avelon zorgt voor een gedigitaliseerd, gestandaardiseerd en gestroomlijnd proces voor het invoeren en accorderen van inkoopcontracten in SAP. Hierdoor borgt u een juiste vastlegging en zorgt u ervoor dat de juiste personen betrokken zijn in dit proces. Alle stappen worden gelogd zodat achteraf precies inzichtelijk is wie wat wanneer heeft gedaan (audit trail).
Verschillende rollen kunnen onderdeel worden gemaakt van de contract workflow, waaronder bijvoorbeeld inkoop, de contractmanager en de contractbeheerder. Iedere rol voert haar activiteiten uit middels de Avelon Fiori Contract app zodat iedere betrokkene over dezelfde informatie beschikt en afhandeling van de taak eenvoudig en laagdrempelig is.
Om tot goed contractbeheer te komen is het essentieel om toe te zien op de gemaakte afspraken en in lijn te handelen met interne- en externe inkoopregels. Dit wordt binnen de Avelon Contract Workflow gefaciliteerd middels tijdige signaleringen (alerts) naar de juiste personen om een vervolgactie uit te voeren. Denk hierbij aan het opzeggen of verlengen van een contract of het starten van een nieuwe RFP of aanbesteding. De workflow beschikt daarnaast over een standaard alert welke wordt verstuurd zodra het inkoopcontract met een bepaald percentage is uitgenut.
Om het contract beheerproces goed te kunnen monitoren wordt gebruik gemaakt van de standaard beschikbare statusrapportage. Deze geeft inzicht in waar welke taak al hoe lang ligt en wat de totale doorlooptijd is. Dit geldt voor de goedkeuring van een ingevoerd contract, alsmede de afhandeling van openstaande alerts.
Samengevat de voordelen van de Avelon Contract Workflow
Één integraal, uniform en gedigitaliseerd proces voor het invoeren, accorderen en beheren van inkoopcontracten
Eenvoudige audit trail doordat alle stappen in het invoer- en beheerproces in 1 log worden bijgehouden
Borgen afspraken, interne- en externe inkoopregels middels alert functionaliteit
Standaard rapportage welke inzicht geeft in status van contracten en alerts
Draait op SAP ERP en S/4HANA
Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden rondom het inkoop proces? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp.